Privacy statement


Xerius gaat zorgzaam om met jouw gegevens

Xerius hecht veel belang aan jouw privacy. Daarom zetten we in op de bescherming van jouw persoonsgegevens. De bescherming van persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer worden geregeld in verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016, ook wel de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG genoemd.

We willen jouw persoonsgegevens verwerken op een wettelijke, correcte en transparante manier. Op deze pagina kom je te weten

  • welke persoonsgegevens we van jou als natuurlijke persoon verzamelen,
  • met welk doeleinde we ze verwerken,
  • op basis van welke wettelijke verwerkingsgrond,
  • aan wie we de gegevens doorgeven.

De Xerius groep, die bestaat uit:

  • Xerius Ondernemingsloket VZW met ondernemingsnummer 0860.109.391
  • Xerius Sociaal Verzekeringsfonds VZW met ondernemingsnummer 0410.682.657
  • Xerius Contact VZW met ondernemingsnummer 0410.958.217
  • Xerius Onderlinge Verzekeringsvereniging met ondernemingsnummer 0454.283.959

biedt je op deze website de mogelijkheid bepaalde aspecten van je onderneming eenvoudig en snel zelf online te regelen of aan te vragen.

Onze contactgegeven vind je onderaan deze pagina.

Deze privacyverklaring is op maat van onze huidige diensten. Eventuele aanpassingen aan de website of aan onze diensten kunnen ook leiden tot wijzigingen in de privacyverklaring. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina. Daarom is het raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen. Als je gebruik maakt van onze onlinediensten gaan we ervan uit dat je op de hoogte bent van de inhoud van deze privacyverklaring en dat je ermee akkoord gaat.

Xerius is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere websites en bronnen die doorverwijzen naar ons of naar waar wij een link plaatsen.

Meer weten over de privacywetgeving in België en Europa in het algemeen? Dan kan je terecht op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, de vroegere Privacycommissie.

Wij verwerken jouw gegevens

Jouw persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn de gegevens van jou als natuurlijke persoon die jou kunnen identificeren, direct of indirect.

Xerius respecteert de privacy van alle gebruikers van haar diensten en draagt er zorg voor dat de persoonsgegevens van jou als natuurlijke persoon vertrouwelijk behandeld worden.

We verzamelen of gebruiken geen persoonsgegevens voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in deze privacyverklaring, tenzij we van tevoren jouw toestemming hiervoor hebben verkregen of je ons de opdracht hebt gegeven.

Onze diensten

Wanneer je op deze website een van onze diensten initieert, worden je ondernemings- of persoonsgegevens gevraagd en opgenomen in een geautomatiseerde verwerking. Deze gegevens zijn noodzakelijk om deze dienst uit te voeren en een goede dienstverlening te verzekeren.

In het kader van interne kwaliteitscontrole is het mogelijk dat we je persoonlijk contacteren, per e-mail of telefonisch, om je mening te vragen over onze dienstverlening in het algemeen of deze dienstenwebsite indien je een dienst opstartte en deze niet voltooide.

Diensten en verwerkingen door Xerius Ondernemingsloket VZW in het kader van de wettelijke opdracht zoals bepaald in het WER, boek III:

  • informeren over de opstartformaliteiten als ondernemer,
  • inschrijven geregistreerde entiteiten en vestigingen in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO),
  • inschrijven buitenlandse entiteiten in de KBO,
  • registreren syndicus in de KBO,
  • wijzigen gegevens in KBO,
  • uittreksel onderneming uit de KBO,
  • inschrijven in het register van vervangende ondernemers,
  • stopzetten onderneming,
  • aanvragen beroepskaart voor vreemdelingen,
  • aanvragen machtiging.

Extra diensten waarbij de verwerkingsgrond gebaseerd is op jouw toestemming, opdracht of een overeenkomst tussen jou en Xerius Contact VZW:

  • activatie btw,
  • stopzetten btw,
  • melden wijziging btw,
  • aanvragen vergunningen,
  • opmaken en neerleggen documenten voor publicatie oprichting in Belgisch Staatsblad,
  • initiëren aansluiting bij Xerius Sociaal Verzekeringsfonds VZW,
  • initiëren aansluiting bij MyFamily VZW, uitbetalingsactor van het groeipakket,
  • initiëren informatieaanvraag en indien gewenst opening zakelijke bankrekening bij voorgestelde banken,
  • initiëren informatieaanvraag over aansluiting bij ziekenfonds OZ,
  • initiëren aanvraag contractvoorstel pensioensparen voor zelfstandigen bij Xerius Onderlinge Verzekeringsvereniging,
  • aanvragen Legal Entity Identifier (LEI) bij Local Operating Unit.

Extra diensten waarbij de verwerkingsgrond gebaseerd is op jouw toestemming, opdracht of een overeenkomst tussen jou en Xerius Sociaal Verzekeringsfonds VZW:

  • aansluiten zelfstandige,
  • aansluiten vennootschap,
  • aanvraagformulier verminderde wettelijk voorlopige bijdragen,
  • aanvraag moederschapshulp,
  • simulatie premie pensioensparen VAPZ,
  • overkomst zelfstandige,
  • overkomst vennootschap.

Algemene extra diensten waarbij de verwerkingsgrond gebaseerd is op jouw toestemming of opdracht:

  • een afspraak maken in een van onze kantoren,
  • inschrijven voor Xerius evenementen.

Wij geven jouw gegevens niet zomaar door aan derden

Jouw gegevens worden niet met derden gedeeld zonder jouw expliciete toestemming, tenzij je erom gevraagd hebt. Onze werknemers zijn gehouden de vertrouwelijkheid van gegevens te respecteren.

Binnen het kader van onze wettelijke opdracht, zijn wij verplicht bepaalde gegevens door te geven aan officiële instanties, bijvoorbeeld (indicatieve lijst):

  • aan de Kruispuntbank van Ondernemingen,
  • aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid voor Zelfstandigen (RSVZ) in het kader van je sociaal statuut.

Bij diensten met betrekking op pensioensparen en inkomensverzekering kunnen je persoonsgegevens gedeeld worden met Xerius Onderlinge Verzekeringsvereniging (OVV) met ondernemingsnummer 0454.283.959.

Om bepaalde diensten aan jou te kunnen leveren, is het noodzakelijk dat we specifieke gegevens doorgeven aan andere instanties. In deze gevallen geven we deze gegevens enkel door naar aanleiding van de dienst die jij vraagt, bijvoorbeeld (indicatieve lijst):

  • wanneer je een btw dienst aanvraagt, worden de gegevens doorgegeven aan de btw administratie
  • wanneer je een Legal Entity Identifier (LEI) aanvraagt, worden de gegevens doorgegeven aan de Local Operating Unit.

Onze digitale communicatie

Wanneer je e-mails of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij jou naar jouw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het voor ons mogelijk je vragen te verwerken en jouw verzoeken te beantwoorden.

Zowel jij als wij moeten er ons bewust van zijn dat uitwisselingen via e-mail onderschept kunnen worden door buitenstaanders. Daarom moeten we er samen naar streven de informatie te beperken.

Cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die opgeslagen worden op jouw computer of mobiel apparaat bij jouw bezoek aan een website.

Xerius maakt gebruik van cookies en andere gelijkaardige technologieën om gegevens te verzamelen over het gebruik van de onlinediensten. Wij verzamelen of gebruiken deze informatie om beter inzicht te krijgen in hoe deze dienstenwebsite gebruikt wordt, om de website-activiteit te analyseren, om onze diensten beter af te stemmen op de noden van de bezoekers en om je gebruikservaring te optimaliseren.

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kan je browser instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Een stappenplan dat je vertelt hoe je dat kan doen voor de courantste browsers vind je op www.consumentenbond.nl/internet-privacy/cookies-verwijderen. Op elk moment kan je ook de al geïnstalleerde cookies van jouw computer of mobiel apparaat verwijderen.

Houd er rekening mee dat wanneer je cookies uitschakelt, sommige grafische elementen of functionaliteiten van onze website mogelijks niet mooi of correct verschijnen, en dat je bepaalde applicaties niet zal kunnen gebruiken.

Marketing

Met uitzondering van de sociale persoonsgegevens, worden jouw gegevens gebruikt om diensten van Xerius te promoten. We geloven oprecht dat het zinvol kan zijn voor jou als (toekomstig) ondernemer dat we je op de hoogte houden van wat er reilt en zeilt in de wereld van zelfstandigen en vennootschappen. Je kan je daartegen steeds verzetten of je toestemming intrekken via preferences.xerius.be.

Wij beschermen jouw gegevens

Geheimhouding

Niet iedereen bij Xerius krijgt toegang tot jouw gegevens. Alleen personen die daartoe gemachtigd zijn, hebben toegang tot persoonsgegevens in het kader van hun werkopdracht. Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te respecteren. Deze geheimhoudingsplicht is een belangrijk onderdeel van onze arbeidscontracten en contracten met externen.

Verwerkers

Om sommige diensten te kunnen aanbieden doen we een beroep op verwerkers. Dit zijn ondernemingen die in opdracht van Xerius bepaalde taken uitvoeren waar persoonsgegevens direct of indirect aan te pas komen.

We selecteren onze verwerkers zorgvuldig en leggen hun strikte regels op in een verwerkersovereenkomst. Hierin bepalen we o.a. dat

  • zij enkel mogen verwerken volgens de opdracht die wij hun geven,
  • zij enkel over de gegevens beschikken die ze nodig hebben om deze opdracht uit te voeren,
  • zij zich tegenover ons hebben verplicht om die gegevens veilig en vertrouwelijk te verwerken.

Maatregelen

Xerius vindt het belangrijk dat jouw gegevens op een veilige manier worden behandeld. Daarom maken we gebruik van diverse beveiligingstechnologieën en organisatorische maatregelen om jouw gegevens op gepaste wijze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verkeerd gebruik, verlies of openbaarmaking. We laten ook geregeld audits uitvoeren op deze beveiligingsmaatregelen. Daarnaast moet Xerius ook de voorschriften volgen die opgelegd worden door de verschillende kruispuntbanken.

Bewaren van gegevens

Alle gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van Xerius bij een derde partij waarmee Xerius een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten. Hierin zijn uiteraard strenge normen op het vlak van informatieveiligheid opgenomen.

Xerius zal jouw persoonsgegevens bewaren en gebruiken voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienst, de naleving van onze wettelijke verplichtingen, het oplossen van geschillen en voor het ten uitvoer brengen van onze overeenkomsten. Uitgangspunt voor de bewaartermijn van jouw persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn voor het specifieke verwerkingsdoeleinde. Voor de uitoefening van jouw en onze rechten kan deze echter langer zijn.

Xerius heeft geen vestigingen buiten België en heeft met haar verwerkers contractueel vastgelegd dat transfer van persoonsgegevens buiten de EER niet toegelaten is, tenzij er voldoende garanties voor bescherming zijn.

Jij en je rechten

De AVG voorziet voor jou als natuurlijk persoon verscheidene rechten wanneer jouw persoonsgegevens door ons verwerkt worden.

  • Jij hebt het recht te weten welke persoonsgegevens we van je verwerken. Je kan een overzicht opvragen met het type gegevens waarover wij beschikken. Wanneer je jouw recht van inzage uitoefent, zullen we je een zo volledig mogelijk overzicht geven van jouw gegevens.
  • Jij kan jouw gegevens laten verbeteren wanneer bepaalde gegevens die Xerius over je heeft niet (meer) correct zijn.
  • In sommige gevallen kan je bepaalde persoonsgegevens laten verwijderen. Dit kan uiteraard niet met gegevens die nodig zijn om aan onze wettelijke opdracht te voldoen.
  • Wanneer Xerius persoonsgegevens van je verwerkt waarbij toestemming de verwerkingsgrond is, kan je die toestemming op elk moment intrekken voor verwerkingen in de toekomst.
  • Bij verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang worden jouw belangen en die van Xerius zorgvuldig afgewogen. Deze afweging moet zo objectief mogelijk gebeuren. Het resultaat mag niet leiden tot nadelige gevolgen voor jou. Als je het niet eens bent met het resultaat van onze afweging, dan kan je je daartegen verzetten en zullen wij jouw gegevens niet verder op die manier verwerken.
  • In sommige gevallen heb je het recht ons te vragen persoonsgegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt, aan jou of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen in digitaal formaat. De AVG voorziet echter een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens. Als je gebruik wil maken van dit recht, dan zullen we nagaan of het van toepassing is.

Afhankelijk van het doeleinde en de verwerkingsgrond kan je je beroepen op bovenstaande rechten. Niet alle rechten zijn in alle gevallen en op alle persoonsgegevens van toepassing.

Om de communicatie zo vlot mogelijk te laten verlopen, vragen we dat je je vraag zo specifiek mogelijk stelt zodat we zo concreet en correct mogelijk kunnen handelen. Geef duidelijk aan welk recht je wil uitoefenen en het kader van de verwerking. Graag maken we je er ook attent op dat we jouw identiteit redelijkerwijs moeten kunnen verifiëren om jouw rechten uit te oefenen. Dit doen we om te vermijden dat iemand anders jouw rechten uitoefent. Het is mogelijk dat wij daarvoor een kopie van jouw identiteitskaart, eventueel met gewist rijksregisternummer, vragen. Richt je concreet verzoek tot privacy@xerius.be.

Nadat je je verzoek om rechten te laten uitoefenen geplaatst hebt, nemen we binnen 30 dagen contact met je op.

Wanneer je naar aanleiding van je eerder verzoek een klacht hebt in verband met de uitoefening van jouw rechten, kan je deze richten tot svz.kwaliteit@xerius.be.

Wil je meer informatie of ga je niet akkoord met het standpunt van Xerius? Raadpleeg dan de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Als je dat wil, kan je daar ook een klacht indienen.

Jij kan ons contacteren

Voor algemene vragen over onze werking kan je terecht bij

Xerius
Brouwersvliet 4
2000 Antwerpen

Tel 078 15 00 15
info@xerius.be

Specifieke vragen i.v.m. privacy en je rechten kan je richten aan privacy@xerius.be.