Déclaration de confidentialité


Xerius traite vos données avec le plus grand soin

Xerius attache une importance considérable à votre vie privée. Voilà pourquoi nous nous engageons à protéger vos données à caractère personnel. La protection des données à caractère personnel et de la vie privée est régie par le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, également connu sous le nom de Règlement général sur la protection des données ou RGPD.

Nous voulons traiter vos données à caractère personnel de manière légale, correcte et transparente. Cette page vous informe

  • sur les données à caractère personnel que nous recueillons sur vous en tant que personne physique;
  • sur les finalités du traitement;
  • sur le fondement juridique du traitement;
  • sur les tiers à qui nous transmettons les données.

Le groupe Xerius, qui se compose de :

  • Xerius Guichet d’Entreprises ASBL portant le numéro d’entreprise 0860.109.391
  • Xerius Caisse d’Assurances Sociales ASBL portant le numéro d’entreprise 0410.682.657
  • Xerius Contact ASBL portant le numéro d’entreprise 0410.958.217
  • Xerius Association d’Assurances Mutuelles portant le numéro d’entreprise 0454.283.959

vous offre la possibilité sur ce site Web de régler vous-même certains aspects de votre entreprise en ligne, facilement et rapidement, ou d’en faire la demande.

Nos coordonnées se trouvent au bas de cette page.

La présente déclaration de confidentialité est adaptée à nos services actuels. Toute adaptation du site Web ou de nos services peut également entraîner des modifications dans la déclaration de confidentialité. Vous en trouverez toujours la version la plus récente sur cette page. Il est dès lors conseillé de la consulter régulièrement. Lorsque vous faites appel à nos services en ligne, nous partons du principe que vous avez pris connaissance du contenu de la déclaration de confidentialité et que vous y consentez.

Xerius n’est pas responsable de la politique de confidentialité des autres sites Web et sources qui renvoient à nous ou vers lesquels nous plaçons un lien.

Vous souhaitez de plus amples informations sur la législation en matière de protection de la vie privée en Belgique et en Europe en général ? Dans ce cas, vous pouvez également visiter www.autoriteprotectiondonnees.be, le site Web de l’Autorité belge de protection des données, l’ancienne Commission vie privée.

Nous traitons vos données

Vos données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont les données vous concernant en tant que personne physique qui permettent de vous identifier directement ou indirectement.

Xerius respecte la vie privée de tous les utilisateurs de ses services et veille au traitement confidentiel de vos données à caractère personnel en tant que personne physique.

Nous ne collectons ou n’utilisons pas de données à caractère personnel à d’autres fins que celles qui sont décrites dans la présente déclaration de confidentialité, sauf si nous avons obtenu votre accord au préalable ou que vous êtes à l’origine de cette demande.

Nos services

Lorsque vous initiez un de nos services sur notre site Web, les données de votre entreprise et vos données personnelles sont réclamées; elles sont reprises dans un traitement automatisé. Ces données sont nécessaires pour nous permettre d’exécuter ce service et d’en assurer la qualité.

Dans le cadre d’un contrôle de qualité interne, il est possible que nous vous contactions personnellement, par e-mail ou par téléphone, afin de vous demander votre avis concernant les services en général ou ce site Web de services si vous avez démarré un service, mais que vous ne l’avez pas terminé.

Services et traitements par Xerius Guichet d’Entreprises ASBL dans le cadre de la mission légale telle que déterminée dans le CDE, livre III :

  • information sur les formalités de démarrage en tant qu’entrepreneur;
  • inscription des entités enregistrées et des unités d’établissement à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE);
  • inscription des entités étrangères à la BCE;
  • enregistrement d’un syndicat à la BCE;
  • modification des données dans la BCE;
  • extrait d’entreprise de la BCE;
  • inscription au registre des entrepreneurs remplaçants;
  • cessation de l’entreprise;
  • demande de carte professionnelle pour les étrangers;
  • demande d’autorisation.

Services supplémentaires dont le fondement du traitement repose sur votre autorisation, sur un ordre de votre part ou sur un accord entre vous et Xerius Contact ASBL :

  • activation de la TVA;
  • arrêt de la TVA;
  • notification de modification à la TVA;
  • demande d’autorisations;
  • rédaction et dépôt des documents pour la publication de la constitution au Moniteur belge;
  • initiation de l’affiliation à Xerius Caisse d’Assurances Sociales ASBL;
  • initiation de l’affiliation à MyFamily ASBL, acteur de versement des allocations familiales;
  • initiation de la demande d’information et, le cas échéant, ouverture d’un compte bancaire professionnel auprès d’une des banques proposées;
  • initiation de la demande d’information concernant l’affiliation à la mutualité OZ;
  • initiation de la demande de proposition de contrat d’épargne-pension pour indépendant auprès de Xerius Association d’Assurances Mutuelles;
  • demande de Legal Entity Identifier (LEI) à la Local Operating Unit.

Services supplémentaires dont le fondement du traitement repose sur votre autorisation, sur un ordre de votre part ou sur un accord entre vous et Xerius Caisse d’Assurances Sociales ASBL :

  • affiliation d’un indépendant;
  • affiliation d’une société;
  • formulaire de demande de cotisations provisoires légales réduites;
  • demande d’aide à la maternité;
  • simulation de prime d’épargne-pension PCLI;
  • transfert d’un indépendant;
  • transfert d’une société;

Services supplémentaires généraux dont le fondement du traitement repose sur votre autorisation ou sur un ordre de votre part :

  • la prise de rendez-vous dans l’un de nos bureaux;
  • l’inscription à des événements Xerius.

Nous ne transmettons pas à tort et à travers vos données à des tiers

Vos données ne sont pas partagées avec des tiers sans votre consentement explicite, sauf si vous en avez fait la demande. Nos salariés sont tenus de respecter la confidentialité des données.

Dans le cadre de notre mission légale, nous sommes tenus de transmettre certaines informations à des instances officielles, par exemple (liste indicative) :

  • à la Banque Carrefour des Entreprises;
  • à l’Institut national d’assurances sociales pour travailleurs indépendants (INASTI) dans le cadre de votre statut social.

Pour les services concernant votre épargne-pension et votre assurance des revenus, vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec Xerius Association d’Assurances Mutuelles (AAM) portant le numéro d’entreprise 0454.283.959.

Afin de pouvoir vous fournir certains services, il est nécessaire que nous transmettions des données spécifiques à d’autres instances. Dans ces cas, nous partageons uniquement les données qui sont liées au service que vous réclamez, par exemple (liste indicative) :

  • lorsque vous demandez un service TVA, les données sont envoyées à l’administration TVA;
  • lorsque vous demandez un Legal Entity Identifier (LEI), les données sont envoyées à la Local Operating Unit.

Notre communication numérique

Lorsque vous nous envoyez des e-mails ou tout autre type de message, il se peut que nous les conservions. Il arrive que nous vous demandions des données à caractère personnel en lien avec la situation concernée. Elles nous servent à traiter vos questions et à répondre à vos demandes.

Nous (vous et nous-mêmes) devons être conscients que les échanges d’e-mails sont susceptibles d’être interceptés par des étrangers. Voilà pourquoi nous devons collaborer en vue de limiter les informations.

Cookies

Les cookies sont de petits fichiers texte enregistrés sur votre ordinateur ou votre appareil mobile lorsque vous visitez un site Web.

Xerius utilisez des cookies et d’autres technologies similaires afin de recueillir des données sur l’utilisation de nos services en ligne. Nous collectons et utilisons ces informations afin de mieux comprendre la façon dont notre site Web de services est utilisé, d’analyser l’activité du site, de mieux adapter nos services aux besoins des visiteurs et d’optimiser votre expérience utilisateur.

La plupart des navigateurs sont configurés pour accepter les cookies par défaut, mais vous pouvez modifier vos paramètres afin de refuser tous les cookies ou de vous notifier lorsqu’un cookie est envoyé. Retrouvez un plan par étapes qui vous indique comment procéder sur les navigateurs les plus courants sur https://www.linternaute.fr/hightech/guide-high-tech/1413150-comment-supprimer-les-cookies-facilement. Vous pouvez également supprimer à tout moment les cookies déjà installés de votre ordinateur ou votre appareil mobile.

Veuillez noter que, si vous désactivez les cookies, l’affichage de certains éléments graphiques ou de certaines fonctionnalités de notre site Web pourrait sembler incorrect ou visuellement déplaisant et que vous ne pourrez plus utiliser certaines applications.

Marketing

À l’exception des données sociales à caractère personnel, vos données sont utilisées pour promouvoir les services de Xerius. Nous croyons sincèrement qu’il peut être utile pour vous en tant que (futur) entrepreneur que nous vous tenions informés de tout ce qui se passe dans le monde des indépendants et des sociétés. Vous pouvez vous y opposer ou retirer votre consentement sur preferences.xerius.be.

Nous protégeons vos données

Confidentialité

Tous les collaborateurs de Xerius n’ont pas accès à vos données. Seules les personnes qui y sont autorisées ont accès aux données à caractère personnel dans le cadre de leur travail. Nos salariés sont tenus de respecter la confidentialité de vos données. Cette obligation de confidentialité est un élément capital de nos contrats de travail et de nos contrats avec des sous-traitants.

Sous-traitants

Afin de pouvoir offrir certains services, nous avons recours à des sous-traitants. Il s’agit d’entreprises réalisant certaines tâches pour le compte de Xerius qui impliquent directement ou indirectement des données à caractère personnel.

Nous sélectionnons nos sous-traitants avec soin et nous leur imposons des règles strictes dans un contrat de traitement des données. Dans celui-ci, nous précisons entre autres :

  • qu’ils peuvent uniquement traiter les données conformément à la tâche que nous leur confions;
  • qu’ils disposent uniquement des données qui leur sont nécessaires pour accomplir cette tâche;
  • qu’ils se sont engagés envers nous à traiter ces données de manière sûre et confidentielle.

Mesures

Xerius attache la plus haute importance à ce que vos données soient traitées en toute sécurité. Voilà pourquoi nous utilisons diverses technologies de protection et nous prenons des mesures organisationnelles afin de protéger vos données de manière adéquate contre tout accès non autorisé, toute utilisation incorrecte, toute perte ou toute publication. Nous faisons contrôler régulièrement ces mesures de protection. Par ailleurs, Xerius doit également respecter les prescriptions imposées par les différences banques carrefours.

Conservation des données

Toutes les données sont stockées sur les serveurs sécurisés de Xerius auprès d’un tiers avec lequel Xerius a conclu un contrat de traitement des données. Ledit contrat inclut naturellement des normes strictes en matière de sécurité de l’information.

Xerius conservera et utilisera vos données à caractère personnel tant que cela est nécessaire pour l’exécution du service, le respect de nos obligations légales, la résolution de différends et la mise en œuvre de nos accords. La durée de conservation de vos données à caractère personnel correspond à la durée de conservation légale relative à la finalité spécifique du traitement. Elle peut toutefois être plus longue pour l’exercice de vos droits et des nôtres.

Xerius ne dispose d’aucune unité d’établissement en dehors de la Belgique et a convenu contractuellement avec ses sous-traitants que le transfert de données à caractère personnel en dehors de l’EEE n’est pas autorisé, sauf s’il existe des garanties suffisantes pour le protéger.

Vos droits

En tant que personne physique, vous vous voyez attribuer une pluralité de droits par le RGPD lorsque nous traitons vos données à caractère personnel.

  • Vous avez le droit de savoir quelles données à caractère personnel vous concernant nous traitons. Vous pouvez demander un aperçu du type de données dont nous disposons. Lorsque vous exercez votre droit d’accès, nous vous fournirons un aperçu aussi complet que possible de vos données.
  • Vous pouvez demander une amélioration de vos données lorsque certaines d’entre elles dont dispose Xerius ne sont pas (ou plus) correctes.
  • Dans certains cas, vous pouvez demander à ce que certaines données à caractère personnel soient effacées. Bien entendu, vous ne pouvez pas effacer les données nécessaires à l’exécution de notre mission légale.
  • Lorsque Xerius traite vos données à caractère personnel pour lesquelles le consentement est le fondement du traitement, vous pouvez retirer à tout moment votre consentement pour leur traitement dans le futur.
  • Si les traitements sont basés sur un intérêt légitime, vos intérêts ainsi que ceux de Xerius sont rigoureusement pris en compte. Cette évaluation doit être aussi objective que possible. Le résultat ne peut pas entraîner de répercussions négatives sur vous. Si vous n’êtes pas d’accord avec le résultat de notre évaluation, vous pouvez vous y opposer et nous arrêterons ainsi le traitement de vos données.
  • Dans certains cas, vous avez le droit de nous demander de vous transférer les données à caractère personnel que vous nous avez fournies ou de transférer directement celles-ci à un tiers au format numérique. Toutefois, le RGPD prévoit plusieurs limitations à ce droit de sorte qu’il ne s’applique pas à toutes les données. Si vous souhaitez exercer ce droit, nous vérifierons s’il est applicable.

Selon la finalité et le fondement du traitement, vous pouvez invoquer les droits mentionnés ci-dessus. Tous les droits ne s’appliquent pas à toutes les situations et à toutes les données à caractère personnel.

Afin d’assurer une communication aussi efficace que possible, nous vous demandons de poser votre question avec la plus grande précision pour que nous puissions la traiter de la manière la plus concrète et la plus correcte qui soit. Indiquez clairement quel droit vous souhaitez exercer ainsi que le contexte du traitement. Nous aimerions également attirer votre attention sur le fait que nous devons raisonnablement être en mesure de vérifier votre identité afin d’exercer vos droits. Cette mesure permet d’empêcher quelqu’un d’autre d’exercer vos droits. Nous pouvons vous demander de nous fournir une copie de votre carte d’identité, éventuellement accompagnée du numéro de registre national masqué. Veuillez adresser une demande concrète à privacy@xerius.be.

Nous vous contacterons dans un délai de 30 jours à compter de votre demande d’exercice de vos droits.

Si, à la suite de votre demande précédente, vous avez une réclamation concernant l’exercice de vos droits, vous pouvez adresser celle-ci à svz.kwaliteit@xerius.be.

Vous souhaitez de plus amples informations ou vous n’êtes pas d’accord avec la position de Xerius ? Consultez le site Web de l’Autorité belge de protection des données www.autoriteprotectiondonnees.be. Si vous le souhaitez, vous pouvez également y déposer une plainte.

Vous pouvez nous contacter

Pour des questions d’ordre général concernant notre fonctionnement, veuillez contacter :

Xerius
Rue Vésale 31
1000 Bruxelles

Tel 078 15 00 15
info@xerius.be

Vous pouvez adresser des questions spécifiques concernant la vie privée et vos droits à privacy@xerius.be.